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SECRETARÍA EXTERNA ALZIRA
¿Como priorizar tareas para ser mas productivo y eficiente?
Aprende a priorizar y a delegar, ambas cosas esenciales para sacarle el mayor rendimiento a tu tiempo

Seguramente eres una persona organizada que siempre sabe qué hacer  y lo más importante, cuándo y cómo hacerlo.  Una suerte!!

O puede que seas una persona que lleva su propio negocio con mil cosas que hacer cada día y un alto nivel de autoexigencia. Probablemente, sueles programar diariamente tus tareas pero también probablemente, te saltas tu propia organización a la torera dando prioridad al primer imprevisto que se te presenta sin ni siquiera valorar la urgencia del mismo.

No sigues un orden y como consecuencia de ello tu día se vuelve caótico, acabas la jornada agotado y lo peor, con la sensación de haber desaprovechado tu tiempo  porque tu lista de tareas programada sigue intacta, es más, has dejado cosas urgentes por hacer así que, te toca hacer horas extras.

Aun así, las tareas se van amontonando al igual que tu frustración, pues tienes la sensación de malgastar el tiempo, vas "a salto de mata" y no te cunde el trabajo.

¿COMO OPTIMIZAR TU JORNADA DE TRABAJO PARA SER MÁS EFICIENTE Y PRODUCTIVO?

Por mucho que nos cueste, la solución pasa por saber ESTABLECER PRIORIDADES, pero ¿cómo lo hacemos sin volver a caer en el caos de los imprevistos?

Un TRUCO para coger el hábito en unos pocos pasos:

1.- Escribe una lista con todo lo que tienes que hacer. (No analices, solo escribe)

2.- Tacha de esa lista todo lo que no dependa de ti o lo que no tienes habilidades para hacer. (Anota las tachadas en otra lista)

3.- Clasifica las tareas que han quedado en la lista de la siguiente manera:

                Pon un 1 al lado de las que son precisas para hoy.

                Pon un 2 al lado de las que pueden esperar a mañana.

                Pon un 3 al lado de las que se pueden hacer a lo largo de la semana.

4.-Haz una nueva lista con las tareas que tienes para hoy y clasifica con una U, las urgentes y con una I, las importantes.

                IMPORTANTE significa que se tiene que hacer. URGENTE significa que se necesita hacer.

Bien,  ya tienes tu lista con tus cosas urgentes e importantes para hoy así que ya sabes por dónde  empezar y el orden a seguir.  Sería conveniente además, marcarte un tiempo orientativo para realizar cada tarea.

Recuerda que siempre hay interrupciones, imprevistos o un mal cálculo de tiempo destinado a cada tarea. Déjate un tiempo disponible para que no te presiones demasiado.

Este orden que te marcaste en la lista debe ser INALTERABLE por muchos imprevistos que se te presenten a lo largo del día, a no ser que califiquemos como urgente alguno de ellos. El resto, ocupará su lugar cuando hagamos nuestra lista para el día siguiente.

¿Recuerdas la lista que hiciste aparte, de cosas que no dependen de ti o no tienes habilidades para hacer? ¿qué hacemos con esas tareas?

D E L E G A R

Tan importante es organizarse cómo saber delegar. “Zapatero a tus zapatos.”

Busca al profesional adecuado para realizarlas pues son importantes  y necesarias para tu negocio pero te roban un tiempo que podrías dedicar a tu actividad principal. La que dominas y  te proporciona ingresos.

A la larga esta acción de delegar o externalizar, será más beneficiosa para ti en todos los sentidos.  Tu tiempo estará bien distribuido y tus tareas bien hechas lo que repercutirá en una mejor imagen ante el cliente, una mayor tranquilidad para ti y sin duda un aumento de ingresos.

Prueba con esta u otra de las muchas técnicas que hay para priorizar y compara los resultados.

La tecnología también te puede facilitar la puesta en marcha de estas técnicas. Hay muchas aplicaciones que se pueden utilizar en función del tipo de actividad a la que te dediques.

A mí me gusta Trello, es muy genérica ya que se puede aplicar a todas las actividades que necesites organizar, incluso si tienes que organizar un equipo.

SECRETARÍA EXTERNA ALZIRA


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